Integritetskyddspolicy

1. Bakgrund

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet ("Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet", "vi" eller "oss") samlar in och lagrar information rörande dig i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och övrig dataskyddslagstiftning samt i enlighet med vad som följer av denna information. Denna informationstext anger bland annat vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar och för vilka ändamål de behandlas.

Genomgående används begreppet "behandling", vilket inrymmer samtliga åtgärder som involverar personuppgifter, inklusive och utan begränsning; insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering av personuppgifter.

Med "personuppgift" avses varje upplysning som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person.

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet samlar in personuppgifter från de som är i omställning via Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet samt representanter hos banker/företag som är anslutna till Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet, fackliga förtroendemän/ombudsmän och andra samarbetspartners. Texten nedan är indelad i två avsnitt som avser de olika kategorierna.

---

2. Behandling av personuppgifter för dig som är i omställning

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

2.1 — Hantering och beslut rörande stöd från Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna hantera och fatta beslut kring dina ärenden, t.ex. för att fatta beslut om du har rätt till förmån från Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet. De uppgifter vi behandlar inom ramen för detta ändamål är:

• Namn
• Telefonnummer
• E-postadress
• Adress
• Personnummer
• Avgångsvederlag
• Lön
• Betalning från a-kassa och aktivitetsstöd
• Tidpunkt för anställningens upphörande
• Anställningstid
• Utbetalningar från Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet
• Kontonummer
• Information kring tjänstens avslut
• Facklig kontaktperson
• IP-adress och annan enhetsinformation behandlas för att ge dig åtkomst till vårt digitala stöd
• Uppgifter om tidigare befattningar, tjänster och kompetenser
• Uppgifter om utbildning, licenser och meriter
• Uppgift om medverkan vid aktiviteter och kurser
• Anteckningar om dig och möten med dig

Behandlingen sker för att tillgodose Trygghetsfonden BAO-Finansförbundets berättigade intresse av att tillhandahålla stöd i enlighet med överenskommelsen mellan Finansarbetsgivarna och Finansförbundet samt för att fullgöra åtaganden enligt kollektivavtal. Dina personuppgifter kommer att behandlas i sju ( 7 ) år från att ditt ärende avslutats, i syfte att uppfylla bland annat skyldigheter enligt bokföringslagen. 

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet får del av personuppgifter genom arbetsgivarens anmälan till Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet, din registrering och eventuell ansökan samt genom senare kompletteringar. Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet erhåller även personuppgifter om dig genom inhämtning eller komplettering av uppgifter från andra aktörer såsom Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan eller aktuell a-kassa. 

För att andra aktörer ska kunna lämna kompletterande uppgifter eller utföra sina uppdrag för Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet behöver de ibland ta del av och behandla dina personuppgifter. 

Dina personuppgifter behandlas som inom EU och ESS. Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete. 

2.2 — Kommunikation avseende hanteringen av ditt ärende

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna kommunicera med dig inom ramen för ditt ärende. De uppgifter vi behandlar för dessa ändamål är:

Behandlingen sker för att kunna tillgodose Trygghetsfonden BAO-Finansförbundets berättigade intresse av att kunna kommunicera med dig rörande ditt ärende. Dina personuppgifter kommer att behandlas under fem ( 5 ) år från att ärendet initierats. Om utbetalning av bidrag pågår när fem år passeras kommer personuppgifter sparas tills dess Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet fullgjort sina åtaganden.  

2.3 — Uppfylla rättsliga skyldigheter

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen. De uppgifter vi behandlar för dessa ändamål är:

• Samtliga uppgifter som samtals in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Behandlingen sker för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Dina personuppgifter kommer att behandlas för den tid som är nödvändig för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

2.4 — Hantera och bemöta rättsliga krav

Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

• Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, t.ex. kommunikation med dig och kontaktuppgifter.

Dina personuppgifter kommer för detta ändamål att bevaras under tio ( 10 ) år från att det rättsliga kravet uppstått.

---

3. Behandling av personuppgifter för representanter vid anslutna banker/företag, fackliga representanter samt andra samarbetspartners

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Informationen i detta avsnitt handlar om hur Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet behandlar personuppgifter för representanter för arbetsgivare, fackliga representanter samt andra samarbetspartners. 

När Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet samlar in, registrerar och behandlar personuppgifter från representanter vid anslutna banker/företag och andra samarbetspartners, så görs det med stöd av avtal, berättigat intresse, samtycke alternativt rättslig förpliktelse som laglig grund.

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet bestämmer ändamålen och medlen för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter. Inom vår verksamhet behandlas personuppgifter som rör företrädare för företag eller organisationer som är berörda av Trygghetsfonden BAO-Finansförbundets verksamhet eller bidrar till den.

3.1 — Syftet med behandling

Vår behandling av dina personuppgifter är begränsad till att uppfylla syften som utgör grunden i vår verksamhet. Är du kontaktperson för en till Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet ansluten bank/företag behandlar vi dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig till exempel om vidtagna eller planerade uppsägningar.

Personuppgifter som rör en representant för en samarbetsorganisation eller leverantör, behandlas för syften som är kopplade till det specifika förhållandet mellan Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet och din arbetsgivare/organisation. Det kan exempelvis handla om kommunikation kring delning av information, leverans av varor eller tjänster.

Viss information om dig behandlas för att följa rättsliga förpliktelser. Det kan till exempel handla om uppgifter i fakturor i enlighet med skyldigheter i exempelvis bokföringslagen. 

3.2 — De personuppgifter Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet behandlar

Alla personuppgifter som Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet behandlar har en koppling till din roll som arbetsgivare eller representant för en organisation som har en koppling till Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet. I olika delar av vår verksamhet kan följande uppgifter om dig behandlas:

• Namn
• Kontaktuppgifter såsom adress (till arbetsplatsen), telefonnummer, e-postadress
• Roll eller befattning
• Facklig tillhörighet
• Ort eller plats
• Arbetsgivare

3.3 — Så hämtas personuppgifterna

Dina uppgifter som kontaktperson inkommer till Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet genom registrering av individer i plattformen, via kontakter via mail eller telefon. Vidare kan personuppgift inhämtas från fakturor eller liknande kontakter som är förhanden med samarbetspartners.  

3.4 — Mottagare av personuppgifter

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet ingår personuppgiftsbiträdesavtal när vi anlitar underkonsulter,  leverantörer av IT-system eller motsvarande och de behandlar personuppgifter för vår räkning. Genom avtalen ser vi till att våra personuppgiftsbiträden, andra organisationer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss, bara använder personuppgifter för att fullfölja de uppdrag som vi gett dem.
Dina personuppgifter behandlas inom EU eller EES. Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet använder endast personuppgiftsbiträden som har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.

3.5 — Bevarande av personuppgifter

Dina personuppgifter bevaras endast så länge Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet är i behov av dessa med beaktande av reglerna i GDPR. Om du är representant för en leverantör eller samarbetsorganisation, bevaras dina kontaktuppgifter under tiden samarbetet varar.

---

4. Överföring av personuppgifter

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med mottagare av personuppgifter. I många av dessa fall är respektive verksamhet att anse som personuppgiftsansvarig för sin egen personuppgiftsbehandling. I de fall ett personuppgiftsbiträdesförhållande uppstått finns relevanta och nödvändiga avtal på plats för att reglera personuppgiftsbehandlingen. Nedan anges de personuppgiftsbiträden som Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet använder sig av idag.  

Personuppgiftsbiträden

• Storegate AB som tillhandahåller lagring kopplat till systemet Lime CRM
• Ciko som tillhandahåller ärendehanteringssystem för hantering av stöd från Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet
• Microsoft Corporation för administrativa program

---

5. Dina rättigheter

Ett av GDPRs syften är att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter samt ge dig tydliga rättigheter gentemot de som behandlar dina personuppgifter. Syftet är att dina personuppgifter ska behandlas transparent och ge dig kontroll över dina personuppgifter.

Om du är i omställning kan du alltid logga in i portalen för att se och granska dina personuppgifter. För det fall du är representant för en arbetsgivare, facklig företrädare eller en av Trygghetsfonden BAO-Finansförbundets samarbetspartners ta gärna kontakt med oss om du vill ha information om dina personuppgifter.

5.1 — Rätt till rättelse

Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet kommer att vidta åtgärder i enlighet med tillämplig lagstiftning för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga och uppdaterade. Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller inkorrekta personuppgifter.

5.2 — Rätt att invända mot behandling

Om behandlingen av dina personuppgifter sker på grundval av en intresseavvägning och du bedömer att ditt integritetsintresse väger tyngre än Trygghetsfonden BAO-Finansförbundets legitima intresse att behandla dina personuppgifter har du rätt att, mot bakgrund av skäl hänförliga till din specifika situation, invända mot behandlingen genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 6 nedan. Om du invänder mot behandlingen måste vi visa ett tvingande berättigat skäl för att fortsatt kunna behandla personuppgifterna. 

Du har även alltid rätt att tacka nej till behandling av dina personuppgifter som sker för direktmarknadsföringsändmål.

5.3 — Rätt till radering

Under vissa förutsättningar, såsom när du har återkallat ett tidigare lämnat samtycke och det saknas annan laglig grund för fortsatt behandling av dina personuppgifter, har du rätt att begära radering av dina personuppgifter.

5.4 — Rätt till behandlingsbegränsning

Du har under vissa förutsättningar rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till att endast omfatta lagring av personuppgifterna, t.ex. under tiden då vi utreder huruvida du har rätt till radering.

5.5 — Rätt till tillgång

Du har rätt att erhålla en bekräftelse från Trygghetsfonden BAO-Finansförbundet att dina personuppgifter behandlas av oss och, om så är fallet, få tillgång till personuppgifterna och följande information:

• behandlingens ändamål;
• de kategorier av Personuppgifter som behandlas;
• mottagare av Personuppgifter (särskilt om sådana är belägna utanför EU/EES);
• den tid under vilken Personuppgifterna behandlas;
• information om de rättigheter som återges häri;
• information om källan från vilken Personuppgifterna har samlats in; samt
• om det förekommer automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering.

Utöver detta har du även på begäran rätt att erhålla kopia av dina Personuppgifter på ett vanligt förekommande elektroniskt format.

5.6 — Rätt till dataportabilitet

När behandlingen av dina personuppgifter sker på grundval av ditt samtycke eller för att behandlingen är nödvändig för att fullgöra eller ingå ett avtal med dig, samt under förutsättning att personuppgifterna har samlats in direkt från dig, har du rätt att erhålla en kopia av dina personuppgifter på ett vanligt förekommande maskinläsbart format.

5.7 — Klagomål till tillsynsmyndighet

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har dock även alltid rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av dina personuppgifter till Dataskyddsmyndigheten.